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Lucha contra el fraude

julio 20th, 2016

Ninguna empresa está libre del fraude por parte de sus empleados, y un problema importante de las organizaciones de todos los tipos, tamaños, ubicaciones y industrias es ese.fraude

A todos nos gustaría creer que tenemos empleados leales, trabajando en beneficio de la organización, sin embargo, hay muchas razones por las cuales los empleados cometen fraudes, haciendo perder ingresos a la empresa. La clave para evitarlos está en la prevención y detección a tiempo de los fraudes.

Aquí veremos los tipos de fraude más comunes que se cometen en las empresas, y el modo más fácil de prevenirlo.

Tipos de fraude

El fraude se puede clasificar de múltiples formas, pero para hacerlo fácil, podemos dividirlo en 3 categorías, que serían las siguientes:

Apropiación indebida de activos:

La corrupción y el fraude en los estados financieros. Esto se produce cuando los empleados roban o explotan los recursos de la organización para sus fines particulares. Ejemplos clásicos de apropiación indebida de activos son cuando roban dinero en efectivo, reclaman reembolsos que no corresponden o roban activos no monetarios.

Los estados financieros fraudulentos son minoritarios, pero son los afectan mayoritariamente a la empresa mediana, donde se falsean o omiten informaciones que deben ser reales, como por ejemplo, incluir ingresos ficticios, pasivos ocultos o inflar los activos.

También son operaciones fraudulentas las que cometen los empleados que usan su influencia en las transacciones comerciales para obtener su propio beneficio, además del soborno, la extorsión y el conflicto de intereses.

¿Cómo prevenir el fraude?

Para todas las empresas, es de vital importancia tener un plan de prevención del fraude, y para ello, existen algunas fórmulas que describiremos a continuación:

1. Conocer a los empleados: Los autores de fraudes suelen mostrar rasgos de comportamiento que predicen que cometerán fraude. Los cambios de actitud de los empleados, motivados por el resentimiento, la ira o el afán de venganza pueden ser detonantes de un fraude.

La forma más eficiente de prevenir el fraude en la empresa, es tener a los empleados más felices. Conocer las preocupaciones y inquietudes de los empleados es la principal forma de prevenir el fraude.

2. Concientizar a los empleados: Mantener a los empleados informados acerca de la política existente en la empresa contra el fraude y las consecuencias que conlleva, permite disuadir a aquellos empleados que estén pensando en cometerlo.

Implementar canales de denuncias anónimas para que lo usen empleados, proveedores y clientes es una buena forma de luchar contra el fraude.

3. Controles internos: Separar las funciones es una parte fundamental en la lucha contra el fraude, ya que permite hacer un mejor control interno para proteger los activos de la empresa.

En trabajos de tienda, por ejemplo, una persona puede administrar el dinero y otra debe verificar que la cantidad de dinero existente coincida con los registros, mientras una tercera persona lo lleva al banco para depositarlo.

Mantener documentos y registros internos permite hacer una mejor gestión del negocio. Hay que mantenerse alerta con los proveedores ficticios y aquellos que se repiten una y otra vez.

Los controles internos deben ser monitoreados y revisados sobre una base consistente para asegurar que sean eficaces y estén al día con los avances tecnológicos. Sólo un experto puede analizar las políticas y programas internos, ayudando en su correcta aplicación.

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4. Empleados que no toman vacaciones: Aunque creas que los empleados que no toman vacaciones, lo hacen porque son leales, lo cierto es que esto podría ser una señal que tienen algo que ocultar y están preocupados que alguien detecte su fraude si salen mucho tiempo de la oficina. Por este motivo es bueno rotar a los empleados en diferentes puestos de trabajo dentro de la empresa.

5. Contratar expertos: Las empresas también tienen la posibilidad de contratar los servicios de consultores expertos en auditar políticas y procedimientos en la lucha contra el fraude.

6. Cultura corporativa: Un ambiente de trabajo positivo puede prevenir el fraude y el robo de los empleados, siempre y cuando exista una estructura organizacional clara, con políticas y procedimientos escritos, con prácticas de empleo justas.

Los que deben dar el ejemplo en la empresa, siempre deben ser los dueños y altos directivos, manteniendo a todos los empleados asumiendo responsabilidad sobre sus acciones, independiente de su posición.

7. Visibilizar controles: Visibilizar los controles contra el fraude ayuda a prevenir que se produzcan, además que los planes de control permiten enlazar información interna con externa.

En conclusión:

Aquellos que están dispuestos a cometer fraudes no discriminan por el tipo o tamaño de empresa, y es una realidad que el fraude da lugar a enormes pérdidas financieras, costos legales, y reputaciones arruinadas que finalmente pueden terminar con la caída de una organización. Al tener los planes adecuados para prevenir fraudes, se pueden evitar o al menos cortar pérdidas si este ya se produjo.

Adicionalmente, se debe difundir en toda la empresa, las consecuencias de cometer fraudes.